SAP B1: Importar Centros de Costo con el Data Transfer Workbench [DTW]

Me tope con este problema en una mis implementaciones y me pareció muy curioso. En principio si uno quiere importar los Centros de Costo (CC ó Profit Centers) utilizando el Data Transfer Workbench (DTW) el programa si nos muestra la opción vía la ruta: Financials >> Cost Accounting >> Profit Centers pero al buscar en los templates de SAP B1 que normalmente se ubican en la siguiente dirección: C:\Program Files\SAP\Data Transfer Workbench\Templates\Templates\Financials no es posible encontrar plantilla alguna.

Durante algún tiempo estuve buscando en internet y la mayoría de consultores indicaban que no había forma de importar dichos valores usando el DTW y algunos inclusive sugerían crear uno por uno todos los CC lo cual para algunas sociedades no es viable dada la cantidad de CC tienen. Entonces regresé al DTW e investigando un poco tome el camino rápido que era armar mi propia plantilla. Para ello en el DTW subí cualquier archivo de texto en la opción para CC y observe cuales eran los campos que la plantilla requería:

A continuación en excel arme mi propio template, lo llene con información, lo exporte a txt y empece a hacer las pruebas para migrarlo. Los campos que consideré fueron los siguientes:

CenterCode  CenterName  CostCenterType   EffectiveFrom   EffectiveTo   GroupCode InWhichDimension   Active

Los inconvenientes con los que se pueden encontrar son los siguientes:

1. El largo del campo CenterName no puede ser mayor a 30 caracteres

2. El formato de fecha debe ser el siguiente: YYYY-MM-DD ya que hacerlo de otro modo te arrojará error

3. EffectiveFrom no puede ser NULL

4. La Dimensión debe existir y debe estar activa

5. El campo Active se debe llenar con los valores tNO o tYES

Si cumplen con estos requisitos lo demás es sencillo. Si desean recibir una plantilla modelo para Centros de Costo solo escríbanme al email indicado líneas abajo

Espero les haya servido y hasta la próxima,

  Renzo Gutiérrez

Para cualquier información adicional me pueden contactar al  correo renzogm1977@gmail.com ó al móvil 964256190

Importación de informes y plantillas

Una de las mejoras que incorporó la llegada de la versión 8.8 (y posteriores) fue la posibilidad de visualizar informes creados con Crystal Reports. Si bien muchos partners ya habían realizado modificacions para poder utilizar esta herramienta, ahora es el el propio SAP B1 el que lo incorpora de forma nativa, permitiendo su uso sin necesidad de add-on's de terceros. En versiones anteriores, SAP B1 disponía únicamente del PLD, una herramienta con funcionalidad limitada para crear y modificar las plantillas que se utilizaban para la impresión de documentos. Ahora, con la llegada de Crystal Reports, se dispone de nuevas funcionalidades, como por ejemplo:

• Desarrollar informes mejores y más complejos:
  • Uso de datos vinculados de cualquier tabla de sistema, no sólo de las que SAP tiene internamente ralacionadas.
  • Omisión de registros de forma condicional, a partir de los valores que tomen ciertos parámetros.
  • Realización de agrupaciones y ordenaciones de forma más simple.
  • Más funciones para crear campos de fórmula a partir de combinaciones de otros campos.
  • Creación de subinformes dentro del informe principal.
• Modificar y actualizar informes de manera más simple:
• Los clientes pueden modificar los informes directamente de forma más intuitiva con una pequeña formación inicial.
• Interfície de trabajo más sencilla de utilizar.
• Disponer de reports informativos en Crystal para ser ejecutados directamente desde puntos de menú, no sólo como plantillas de documento.

A demás, gracias a la herramienta de importación/exportación, ahora es más sencillo para los partners desarrollar los informes y plantillas en sus entornos de test y enviarlos al cliente una vez finalizados.
En el post de hoy os vamos a guiar en los pasos necesarios para realizar esta importación.

PREREQUISITOS

Antes de empezar con el proceso de importación, debemos disponer de nuestro informe/plantilla de Crystal Reports en cualquiera de los 2 formatos aceptados:

• rpt: Formato estárdar de Crystal Reports.
• b1p: Formato creado por SAP B1 para agrupar varios reports en un mismo fichero.

Proceso de importación de plantillas (fichero "b1p")

1.- Abrimos el formulario de Gestión -> Definiciones -> General -> Gestión de informes y layout y hacemos clic en el botón Importar.

2.- Seleccionamos el fichero a importar y hacemos clic en el botón Siguiente.

3.- Seleccionamos qué plantillas dentro del fichero queremos importar. Para verlas todas, deberemos desplegarlas mediante el botón Expandir. Una vez seleccionadas, le damos a Finalizary listos.

Por último el sistema nos muestra un resumen de la importación y si ha habido algún problema. Una vez finalizado el proceso, ya tenemos las nuevas plantillas disponibles en la pantalla de gestión de layouts.

IMPORTACIÓN DE RPT'S

El proceso de importación anterior también se puede realizar para un informe suelto en formato rpt. En el caso de importar este tipo de ficheros, cuando lo tengamos seleccionado el sistema nos preguntará como lo queremos crear:

1. Layout: plantilla para imprimir documentos de SAP B1. Cada plantilla va asociada a un documento (oferta, pedido, albarán, factura, orden de fabricación, etc...), que posteriormente se puede predefinir como plantilla por defecto para la impresión de los documentos.
2. Informe: listado accesible desde un punto de menú asociado al área de negocio que queramos (Ventas, Compras, Inventario, etc...). Gracias a esta opción podemos añadir tantos listados como queramos para cada uno de los departamentos.

Para este tipo de importación, deberemos indicar el destino del fichero, ya sea el tipo de documento para el caso 1 o el punto de menú para el caso 2.

Y recordad que juntamente con la licencia de SAP disponéis de un editor de Crystal Reports gratuito. Si todavía no disponéis de él, podéis pedirle a vuestro partner que os lo facilite.
Esperamos que este post os sea de utilidad y ya sabéis que estamos abiertos a consultas a través de los comentarios.

Cierre Contable para SAP Business One 8.82

Estimados amigos, en esta ocasión vamos a revisar el procedimiento para realizar un cierre contable en la versión de SAP Business One 8.82. Para ello debemos ejecutar los siguientes pasos en el orden indicado:

1.    Realizar un respaldo (back up) de la Base de Datos (BD).

2.   Restaurar dicho back up a una base de datos prueba y ejecutar previamente en esta base prueba el cierre contable del periodo.

3.    Entrar al módulo de Gestión >> Utilidades >> Cierre del Periodo.

4.    Seleccionar las casillas de Socios de negocios y de Cuentas.

5.  Seleccionar el periodo que se desea cerrar pudiendo elegirse desde el mes de enero hasta mes diciembre del mismo año. Es obligatorio que los periodos se encuentren desbloqueados.

6.   Se deben seleccionar dos cuentas contables, la Cuenta de arrastre de saldo y la Cuenta de cierre del periodo, las cuales es recomendable que sean seleccionadas con el apoyo del contador de la empresa:

a.    Cuenta de arrastre del saldo: para esta cuenta se debe seleccionar la cuenta del año a cerrar o si se tiene el catálogo como Resultado de ejercicios anteriores se debe seleccionar esta cuenta.

b.    Cuenta de cierre del periodo: Esta cuenta funciona como cuenta puente y debe estar dentro del Capital Contable (Patrimonio). Normalmente se utiliza la Cuenta de Cierre de Ejercicio actual (Resultado del Ejercicio).

7. Una vez completada esta información se debe presionar el botón ejecutar para pasar a la siguiente pantalla (en esta opción no se hace aun el cierre).

8.    En la siguiente pantalla se tienen que complementar la siguiente información:

a.    Saldo Final: para el caso sería el saldo final del año 2011

b. Referencia 1 y 2, referencias de Cierre del periodo: esta referencia se copiara al asiento contable que se genere.

c.    Fechas para Saldo Final: se ingresa la fecha de cierre de año que se está cerrando. Si estuviéramos cerrando el año 2012, la fecha correcta es 31/12/2012.

d.    Comentarios: comentarios que se copian en el asiento contable.

e.    Saldo Inicial: para el caso sería el saldo inicial del año 2012.

f.    Referencia 1 y 2 Referencias de Cierre del periodo, esta referencia se copiara al asiento contable que se genere.

g.    Fechas para Saldo Inicial: para este ejemplo la fecha correcta sería el 01/01/2012.

h.   Comentarios: es la descripción que va a tener cada póliza que genere el sistema por motivo de cierre de año, ustedes pueden cambiar esta descripción.

9.    Presionar el botón de Ejecutar.

10.  Al terminar el proceso de cierre todas las cuentas desaparecerán, esto indica que el cierre ya fue hecho.

11. Para comprobar que el cierre de año se ejecuto de una manera exitosa se debe ir al módulo de Finanzas >> Informes Financieros >> Financiero >> Balance y ejecutar este reporte de enero a diciembre del año siguiente. Para este ejemplo cerramos el año 2011 y el reporte se pide del 01/01/2012 al 31/12/2012. El reporte de puede ejecutar con o sin la opción de saldos finales, el resultado debe ser exactamente el mismo y en ese caso el cierre es correcto.

12. Si existiesen cantidades diferentes se recomienda restaurar un respaldo y volver a ejecutar el cierre.

13. Una vez realizado del procedimiento en la BD de pruebas, revisar las cuentas de resultados y analizar la cuenta de pérdidas o ganancia del ejercicio.
14. Una vez revisado hace el procedimiento en la base de datos de producción y hacerlo sin que ningún usuario este trabajando. El procedimiento no lo requiere, pero se recomienda por si se necesitase restaurar la BD y no se pierdan operaciones de los usuarios.

Espero les haya servido y hasta la próxima,

 Renzo Gutiérrez

Para cualquier información adicional me pueden contactar al  correo renzogm1977@gmail.com ó al móvil 964256190

Problemas con productos con valor cero (0)

En una de las empresas en la que soy consultor ocurrió un problema durante mucho tiempo inexplicable. De acuerdo a los procesos establecidos para la venta de una reparación (REP) se crearon los siguientes documentos en SAP: El articulo REP, su respectiva Lista de Materiales con todos los componentes requeridos por el área de operaciones, su Orden de Venta y su Orden de Fabricación. Luego el área de almacén entrego los materiales solicitados por operaciones, se ejecutó la Terminación report generándose el Recibo de Producción del producto terminado y finalmente se cerró correctamente la Orden de Fabricación. 

Hasta aquí todo bien y es un proceso que se ha repetido cientos de veces sin generar mayores problemas pero a la hora en que el Jefe de Cobranzas intentó emitir la Factura al cliente para poder cobrar el pago del servicio de reparación el SAP le avisa que no es posible entregar un producto con valor cero (0). ¿Qué es lo que había pasado? No exagero si digo que durante horas estuve buscando la causa de dicho error, primero verificando que se habían realizado todos los pasos necesarios en el orden establecido. Y si, todos los pasos se habían realizado en dicho orden y correctamente. El problema en definitiva iba por otro lado. Lo siguiente que revise es si no habían entregado todos los materiales, revisando las entregas y luego el Resumen de la Orden de Fabricación encontrandome con el siguiente cuadro:

De forma misteriosa el SAP consumía los artículos entregados por almacén pero no le cargaba el costo de dichos artículos ni la mano de obra al producto terminado. Estuve a punto de darme por vencido cuando caí en la cuenta que el artículo REP que habían creado tenía un problema singular.

Todos los datos estaban bien ingresados más como pueden ver en el dibujo, el Método de valoración no estaba en Promedio ponderado como todos demás artículos, si no en Estándar lo que indicaba que el precio del artículo sería ingresado manualmente y no de forma automática por el sistema. Esto ocasionaba que el Costo del artículo quedara en cero (0) haciendo imposible guiar o facturar dicho producto.

Una vez ubicado el origen del problema la solución era de lo más anodina. Primero verificamos que el asiento de diario creado por el SAP en la Orden de Fabricación estaba correcto. Luego teniamos que revalorizar el artículo REP pero con una valor tal que no alterára nuestro inventario para lo cual utilizamos el módulo de Inventario >> Operaciones de Stock >> Revaloración de Inventario e ingresabamos un valor simbólico (0.0001) solo para poder guiar o facturar. Una vez hecho esto el problema quedaba resuelto y se prodecía a la facturación.

Espero que les sea de utilidad.

 Renzo Gutiérrez

Para cualquier información adicional me pueden escribir al  correo renzogm1977@gmail.com ó al móvil 964256190

SBO: El documento ingresado como asociado no existe

Estimados amigos, en esta ocasión revisaré una alerta del sistema que podría aparecer cuando intentamos crear una nota de crédito de proveedor. El mensaje en cuestión es el siguiente:

Sucede que en ocasiones el sistema no termina de copiar el correlativo del documento original, en este caso de la factura de compras de proveedor en la nota de crédito de proveedor. El solución al problema es la siguiente: 

0. Desde la Factura de Proveedor hacer click en el botón "Copiar a" y luego click en la opción "Nota de crédito de proveedores"

1. Ubicarse en la pestaña "Logística" de la Nota de Crédito de Proveedores

2. Dirigirse al campo "Documento original" de la pestaña "Logística"

3. Modificar dicho campo ingresando el Correlativo de la Factura de Proveedores correspondiente


4. Dar click en el botón "Crear" de la Nota de Crédito de Proveedores.


El problema debería estar resuelto siempre que el correlativo ingresado en el campo "Documento original" coincida con el correlativo de la Factura de Proveedores origen.

Que tengan un buen día,

 Renzo Gutiérrez



Para cualquier información adicional me pueden escribir al  correo renzogm1977@gmail.com ó al móvil 964256190

Crystal Report: Problemas con la función drill down

Estimados amigos, en esta ocasión vamos a revisar un mensaje de ayuda que pude resolver oportunamente:
 

Hello everyone!

I have some difficulties using the drill down function in CR.
I have a Query wihich gives me a list of my open Production orders.
I would like to have a simple drill down from my list to the purchase orders.

I followed the CR pdf, and entered the following in the hyperlink field:
'http://$b1$/link?table=OWOR&key='+'{Command.GYU}'

I suppose this gives me a link to my Production orders in SAP.
GYU is the productuion order number in my querry.

When I review the CR list in SAP B1 and click on the golden arrow, I get the following error message:

"You are not permitted to perform this action.Authorisation path: Help"

Can some please tell what is wrong?

I am on PL19 and have the Fixpack for CR installed.

Thanks in advance,

Otto

El problema es muy común y resulta de una pequeña confusión de nuestro usuario. Sucede que el CR asigna automáticamente un tipo de datos de caracteres a cada campo ingresado en el reporte. Dado esto, ya podríamos entender por qué surge un error al momento de ingresar dicho hiperlink. El CR no permite la comparación de tipo de datos diferentes, es decir si nuestro tipo de datos es numérico o tipo fecha debemos previamente convertir dicho dato en una cadena string. Eso se consigue de la siguiente forma por ejemplo:

'http://$b1$/link?table=ORCT&key='+CStr ({Comando.Nro. Pago})

Lo que hemos introducido en nuestro hipervínculo es la función CStr (x) que convierte nuestro campo numérico en un campo tipo string. Ahora, a modo de comprobación deberíamos hacer click en el boton Revisar ubicado en la parte superior izquierda de nuestra ventana principal o usar la opción Alt + C.

  

Finalmente debemos obtener un cuadro de conformidad como el siguiente:

Con el reporte de CR listo solo faltaría cargarlo en el SBO y hacer las pruebas funcionales respectivas.


Renzo Gutiérrez



Para cualquier información adicional me pueden contactar a través del email renzogm1977@gmail.com ó al móvil 964256190.

SBO: Query manager

El uso del Query Manager nos permite encontrar información de forma rápida y práctica. Los reportes obtenidos son fácilmente exportables a excel o si se desea se pueden imprimir directamente. Adicionalmente, si no hay unión de tablas, el reporteador nos permite navegar, vía los famosos golden arrow, a traves de los diversos documentos del reporte como pueden ser los datos maestros de artículos o los datos maestros de inventario.

El SBO nos brinda dos caminos para generar queries: a través de un Asistente de consulta o ingresando directamente al Generador de consultas. Ambas opciones son perfectamente válidas y amigables, dependiendo su uso del expertise del usuario. Por ahora revisaré rápidamente la 2da opción. Entramos a: Menú > Herramientas > Consultas > Generador de consultas, aquí debemos ingresar las tablas con las que queremos trabajar. Por ejemplo si queremos saber todas nuestras facturas abiertas debemos ingresar la tabla OINV (Facturas) y le damos a la tecla Tab. Automáticamente se cargan campos de la tabla OINV. Para nuestro caso seleccionamos los campos DocNum y DocStatus. En el campo Donde del Generador de consultas ingresamos el siguente código T0.[DocStatus] ='O' y le damos click en Ejecutar. Debería aparecer una pantalla como la siguiente:

Para el caso hemos encontrado cuatro factura abiertas (status "O") e inclusive podríamos ingresar al detalle de los documentos vía las flechas de la columna Número de documento. Para exportar nuestro reporte a excel debemos hacer click en el símbolo de excel ubicado debajo de la barra de menús.

Espero que les haya sido útil. Para cualquier información adicional me pueden contactar a través del email renzogm1977@gmail.com ó al móvil 964256190.

Saludos cordiales, 

 Renzo Gutiérrez